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Calcul des Totaux par référence avant Export en XLS


BenR
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Question

Bonsoir à vous,

Je butte sur un calcul (export?).

Je souhaite faire un export des quantités totales par référence de produit.

Ex (dans un tableau, voir la PJ) :

Dans une même commande :

- Il y a trois lignes avec un même modèle (réf) et avec des quantités différentes 

- Il y a aussi deux lignes d'un autre modèle (réf) et des quantités différentes.

Je souhaite exporter dans un fichier XLS le total des différentes quantités par modèle.

Soit dans la 1ère colonne, les réf 305 et 301. Dans la 2ème colonne, les quantités de cuir totales de la 305 (soit 240+480 =720) et celle de la 301 en dessous (soit 800). Le tout de la même commande.

J'espère m'être bien exprimer…🤔

En vous remerciant.

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Bonsoir,

 

1. Avoir un rubrique de type statistique qui fait le total des quantités

2. Trier l'ensemble d'enregistrement par référence

3. Exporter les enregistrements en cochant la case grouper par référence / ensuite choisir comme rubrique à exporter : la référence /  ensuite ajouter comme colonne à exporter la rubrique stat de total des quantités. Lors de la sélection de cette rubrique stat, vu qu'il y a un regroupement coché dans l'export, il va y avoir deux fois la rubrique stat, une fois telle qu'elle, une seconde fois groupée par référence. Ne garder que celle groupée par référence

 

So simple 🙂

 

 

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Merci pour ta réponse!

J'ai aussi eu un retour sur le forum officiel, je joins le fichier démo que l'on m'a fait parvenir si cela peu aider d'autres 😁

ExportDemo.fmp12

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Bonjour (ou re bonjour @tcolles),

J'aimerai faire la même chose, mais sans export. Directement dans le BD.

La finalité étant d'envoyer un email avec le tableau comme s'il était exporté.

Pouvez-vous m'aider?

En vous remerciant.

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Bonjour @BenR

Et bien si justement la finalité est d'envoyer le tableau en email, pourquoi ne pas l'exporter (au format xlsx) et le mettre en pièce jointe du mail ?

 

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@tcolles

J'y ai pensé, mais j'aimerais structurer le tableau avant l'envoi. Ne serait-ce que les noms des colonnes.

En résumé, j'aimerai reprendre le modèle eMail de commande (en P.J. dans l'autre topic) et l'adapter pour cette demande.

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Bonjour,

 

Je ne vois pas trop à quoi ressemble le modèle eMail dont vous parlez mais, pour ce type de problématique, on peut s'orienter vers les modèles rapports de FileMaker

Vous pouvez créer un modèle basé sur les lignes de commandes et qui contient un sous-recapitulatif après tri sur la ref du modèle et dans ce sous-récap la rubrique stat qui fait le total des quantités

Le modèle ne doit pas forcément contenir de "corps" qui reprendrait toutes les lignes de commande sélectionnées mais peut simplement présenter la partie sous-récap après tri.

Attention, pour que cela fonctionne et que le sous-recap apparaisse, il faut, comme son nom l'indique, faire un tri des données.


Bien à vous,

Tanguy

 

 

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@tcolles

Désolé pour le délai de réponse.

J'ai mis en P.J. la capture d'écran du modèle eMail.

Je vais essayer ça, merci.

Bonne journée

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J'ai essayé, sans résultat. J'ai mis en P.J. les liens de ma BD, ainsi que le modèle relié à ExportCommande avec le Sous-récapitulatif après tri.

Ce qu'il me faut arriver à faire est assez complexe… D'où ma demande sur le forum.

J'ai deux types de produits, des produits Simples et des Produits Assortiment d'autres produits Simples. Lors d'une réception de commande, j'ai des références de produits Simples et d'autres de Produits Assortiment.

Lorsque je fais un export vers un fichier Excel (voir début du topic), en résumé, je fais un pré-trie de 3 rubriques, puis un export avec un ordre d'exportation Grouper par : les 3 rubriques précédemment triées, puis l'ordre d'exportation des rubriques : les 3 rubriques précédemment triées + 2 Calcul Statistique (=Total de). En P.J. la capture d'écran de l'Ordre d'exportations des rubriques que j'aimerai reproduire directement dans la BD.

Je me doute que ce n'est pas une question simple.

Je vous remercie pour votre aide.

Capture d’écran 2021-05-31 à 09.53.05.jpg

Capture d’écran 2021-05-31 à 09.53.46.jpg

Capture d’écran 2021-05-31 à 10.05.22.jpg

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Bonjour Ben,

Je vais tenter d'aider aussi, et ce avec une question générale et une remarque générale.

Remarque générale : quand on exporte des informations issues de différentes tables, il faut se baser (et donc baser notre modèle) sur la table de l'élément le plus petit. Par exemple, si on veut un Excel comportant des factures et des lignes de factures, il faut se baser sur les lignes de factures.

NB : je dis "il faut", ce qui n'est pas une vérité absolue, disons plutôt que c'est beaucoup plus pratique à conceptualiser et que ça fournit des Excel plus faciles à exploiter ensuite.

Donc, dans le cas ou certains produits peuvent apparaître soit en tant que eux-mêmes soit en tant que sous-partie d'un produit "Assortiment", il peut-être techniquement porteur d'établir la liste de tous les produits "petits", afin de les exporter. Ainsi, si le produit Bracelet est demandé 3 fois pour lui-même et 4 fois en tant que sous-produit du produit Montre, on pourra obtenir 7 lignes de ce bracelet et en tirer les totaux utiles.

De même, pour faciliter la conceptualisation de l'export, il est préférable de partir d'une vue liste dans FMP (plutôt que d'une vue formulaire avec des tables externes).

Si une vue liste ne permet pas de présenter ce que l'on souhaite exporter, c'est peut-être qu'à la sortie, plusieurs onglets Excel sont nécessaires.

 

Question générale : qu'attends-tu de cet Excel ? Quel sera son usage ?

Une partie de la réponse technique à développer sur FMP dépend de cela.

Bonne journée,

Jérémie

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Bonjour @Jérémie Gimenez,

• Dans ma BD, j'ai une table AssortimentProduits qui regroupe tous les produits Simples constituant la référence du produits Assortiment.

Lorsque je fais un export, j'ai une table ExportCommande qui regroupe tous les produits Simple infusent d'un produit Assortiment + les autres produits Simples avec, pour chaque les quantité demandées.

Le fichier d'export Excel est basé sur cette dernière table pour avoir le plus de précision.

 

• Actuellement, l'export Excel fonctionne comme je le souhaite. Mais j'aimerai faire pareil directement dans la BD afin de remplir automatiquement un modèle eMail comme le modèle Commande un peu plus haut.

Il me permet de passer commande de matière première qui peut avoir plusieurs possibilités, comme le type (plastique, bois…), la couleur de chaque type (noir, rouge…) et afin, parfois une 3ème rubrique. À ceux-ci, j'adjoins des rubriques Stat Total pour avoir un calcul de chaque quantité par matière, puis couleur, puis la 3eme rubrique…

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On va simplifier, voici une base exemple en P.J.

Je suis dans le commerce du cuir/maroquinerie, d'où la complexité et la diversité des matières premières nécessaires.

Accès Invité Intégral.

Gestion.fmp12

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Il y a 2 heures, BenR a dit :

j'ai une table ExportCommande qui regroupe tous les produits Simple infusent d'un produit Assortiment + les autres produits Simples avec, pour chaque les quantité demandées.

Le fichier d'export Excel est basé sur cette dernière table pour avoir le plus de précision

Bien

Il y a 2 heures, BenR a dit :

Actuellement, l'export Excel fonctionne comme je le souhaite. Mais j'aimerai faire pareil directement dans la BD afin de remplir automatiquement un modèle eMail comme le modèle Commande un peu plus haut.

Il me permet de passer commande de matière première

Là, il s'agit de générer des bons de commande fournisseur.

Une possibilité est d'avoir une table CommandeFournisseur et une table LigneCommandeFournisseur. Une fois qu'on a fait la recherche de tous les produits à commander (incluant ces produits en eux-mêmes et toutes les fois où ils sont demandés en tant que partie d'un assortiment), on génère x lignes de commande fournisseur, qu'on lie à une nouvelle commande fournisseur, et on peut avoir un modèle équivalent à celui-ci.

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Ta table Données Commande s'appellerait, dans ma logique, LigneCommandeClient.

Il ne serait plus question de faire des exports pour commander la matière, mais bien d'envoyer des commandes à des fournisseurs.

Je suppose que cela implique aussi d'avoir une table Fournisseur, et éventuellement, une table de Tarif, pour savoir que tel fournisseur propose tel produit à tel prix (et éventuellement à telle date).

A suivre,

Jérémie

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Merci @Jérémie Gimenez.

Il y a 2 heures, Jérémie Gimenez a dit :

Là, il s'agit de générer des bons de commande fournisseur.

Une possibilité est d'avoir une table CommandeFournisseur et une table LigneCommandeFournisseur. Une fois qu'on a fait la recherche de tous les produits à commander (incluant ces produits en eux-mêmes et toutes les fois où ils sont demandés en tant que partie d'un assortiment), on génère x lignes de commande fournisseur, qu'on lie à une nouvelle commande fournisseur, et on peut avoir un modèle équivalent à celui-ci.

Ceci m'interesse!

 

Sinon, je pensais faire un export en fichier fmp, puis un import dans une table dédiée afin de l'implémenter dans les divers modèles eMail, voire directement dans la rédaction des eMails.

Est-ce faisable?

 

En vous remerciant.

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C'est faisable, mais c'est plus lourd et compliqué que de continuer le développement directement dans le fichier FileMaker.

On est en plein dans ce que FileMaker sait bien faire :

  • des produits et sous-produits,
  • des clients,
  • des commandes de clients,
  • des fournisseurs,
  • des besoins à commander,
  • des commandes passées aux fournisseurs dont on surveille l'arrivée,
  • des commandes clients dont on surveille le règlement,
  • etc.

On est au cœur de l'utilisation la plus classique de FileMaker… Et FileMaker est capable de déposer des PDF aux endroits voulus et de les envoyer par mail, avec ou sans l'aide du client mail…

Si on a quelque part une solution FileMaker dans laquelle des eMails ont déjà été programmés, on peut soit fournir à cette solution existante les PDF générés par le fichier de travail, soit, et c'est à mon avis le plus simple, recopier ces quelques script d'envoi de mail dans le fichier de travail (celui servant au suivi de l'activité).

Est-ce que cela te répond ?

NB : on peut aussi lier les 2 fichiers pour qu'ils travaillent ensemble, via les sources de données externes (bien sûr)

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@Jérémie Gimenez, je préfère que tout soit traité dans le fichier. Mais comment faire? Là est ma question.

Avez-vous pu voir le fichier d'exemple? Que puis-je mettre en place pour réaliser ma demande?

En vous remerciant.

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Bonsoir,

Oui, j'ai vu votre fichier, mais j'ai cru comprendre que ça n'était qu'une partie du développement complet.

Pour gagner du temps, et si vous n'êtes qu'en tout début de projet, peut-être faudrait-il essayer FM Quick Start (?).

Sinon, la marche est assez connue mais longue : vous êtes en train de commencer la création d'un logiciel de vente complet. Le contexte est un tout petit peu plus technique que pour un logiciel de base, puisqu'on a 2 niveaux de produits.

Quoi qu'il en soit, il faudra les tables décrites plus haut et un ensemble de scripts de ce genre :

  • nouvelle commande client,
  • nouvelle ligne dans une commande client,
  • envoi de la commande au client par mail,
  • nouvelle commande fournisseur,
  • recherche des besoins (lignes de commande client) pour la commande à envoyer au fournisseur,
  • envoi de la commande au fournisseur par mail.

Puis-je tenter d'éclairer plus précisément un de ces aspects ?

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Bonsoir @Jérémie Gimenez,

Je ne connaissais pas FM QS, mais c'est un peu tard… Ma BD est déjà fonctionnelle. Ce sont des améliorations qui me permettrait d'augmenter la productivité que je souhaite y apporter.

La BD possède une table Fournisseur, mais, pour le moment, pas de table PrixMatiere (elle n'est, actuellement, pas nécessaire).

Pardonnez moi si je n'ai pas réussi a être suffisamment clair, je vais essayer de l'être le plus possible dans ma demande :

• Le cheminement actuel est : Commande d'un client [Table Commande Client, nouvel enregistrement, Sélection du Client, du Fournisseur, date d'échéance,  saisie des produits+Qte ]-> Export [Scripts+table ExportCommande] = 1er fichier Excel (Commande Qte+type matière), 2ème fichier Excel(Commande Qte carton), 3ème fichier Excel (Commande Qte de fermeture).

• Je souhaite remplacer la partie Export par une (des) action(s) permettant d'avoir le même type de donnée, trier/filtrer pareil et qui soit exploitables dans un/des modèle(s) eMail adapté(s).

Pour cela, j'aimerai que l'on m'explique comment procéder ou même avoir un fichier exemple pour que je puisse comprendre le fonctionnement nécessaire pour arriver à mon but.

En vous remerciant.

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Il y a 9 heures, BenR a dit :

Commande d'un client [Table Commande Client, nouvel enregistrement, Sélection du Client, du Fournisseur, date d'échéance,  saisie des produits+Qte ]-> Export [Scripts+table ExportCommande] = 1er fichier Excel (Commande Qte+type matière), 2ème fichier Excel(Commande Qte carton), 3ème fichier Excel (Commande Qte de fermeture)

Bonjour Ben,

L'objectif serait donc de réaliser tout cela dans le premier fichier FileMaker, ce qui implique en gros qu'on transforme concept "Export" en "Création de CommandeFournisseur(s)".

Un fichier d'exemple, à ce stade, serait difficilement pertinent, puisqu'il existe de nombreuses façons de faire de la CommandeClient et plusieurs façon de transformer une CommandeClient en CommandeFournisseur, encore plus si on doit générer une commande de matière + une commande de carton + une commande de "quantité de fermeture" (j'avoue ne pas connaître cela).

En revanche, écrire le processus avec précision vous aidera. Je donne un exemple :

  • on part de la commande client (en statut "validée"), on clique sur un bouton "générer les commandes fournisseur",
  • le script relève l'identifiant de la commande (dans une variable $_id_commande_client),
  • il va dans les lignes de commande client et exécute une recherche pour isoler les lignes concernées,
  • il les trie par catégorie / référence / etc.,
  • il va dans le modèle des commandes fournisseur et crée un enregistrement,
  • il applique à cet enregistrement l'identifiant de la commande client, à fin de traçabilité : Définir rubrique [ CommandeFournisseur::id_commande_client_parent ; $_id_commande_client ],
  • il relève l'identifiant de la commande fournisseur qui vient d'être crée (variable $_id_commande_fournisseur),
  • il retourne dans les lignes de commande client,
  • il boucle pour créer une ligne de commande fournisseur pour chaque ligne de commande client,
  • dans chaque ligne de commande fournisseur créée, il applique l'identifiant de la commande fournisseur : Définir rubrique [ LigneCommandeFournisseur::id_commande_fournisseur ; $_id_commande_fournisseur ],
  • il va dans la commande fournisseur et là, dans une table externe, on voit les lignes de commande fournisseur ; le résultat doit ressembler à tout ou partie de la commande client initiale,
  • de là, un autre bouton permet de sortir cela en PDF et de le mettre en pièce-jointe d'un mail préfabriqué avec l'adresse mail du fournisseur et le texte par défaut.

Ce déroulé n'est qu'un exemple. En outre, il ne tient pas compte des 3 types de commande que vous avez décrits hier soir.

Il faudra donc l'adapter (ou bien créer votre propre déroulé). De cette façon, vous obtiendrez une description précise de ce qu'il vous restera à rédiger dans FileMaker et vous pourrez identifier les points que vous ne savez pas encore exécuter, et les soumettre au forum.

Certains passages seront un peu techniques. Par exemple, le processus "compter la quantité de carton nécessaire en fonction des produits voulus afin de générer la commande de carton auprès du fournisseur concerné" peut nécessiter une certaine gymnastique…

Bon début de journée,

Jérémie

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Bonjour @Jérémie Gimenez,

Merci pour le temps pris.

Mais je ne dois pas être clair ou mal m'exprimer, désolé.

En fait, c'est surtout le passage de la transformation en fichier PDF personnaliser avec le trie et l'apparence tableau que je ne vois pas comment faire.

Actuellement, la BD sait déjà faire le trie, les calculs Totaux/rubriques nécessaire. Mais je dois faire 3 exports xls pour obtenir (Fichier d'exemple xls exporté en P.J.) les fichiers triés et surtout avec le calcul total/rubrique nécessaire.

Je souhaite remplacer "juste" ce bout de processus, par un processus interne personnalisable, qui me permettrai de passer de la capture d'écran représentant la table ExportCommande (en P.J.), en tableau (comme celui en P.J.), mais dans un modèle eMail interne de ma BD. Afin d'envoyer un mail (après avoir fait tout cela) avec le fichier PDF du modèle eMail.

 

Résumé très concis :

Existe-t-il une fonction ou une suite de fonctions/tables qui me permettrait de passer du "fouillis" de la table ExportCommande en modèle eMail (comme le fichier que vous avez vu plus haut) avec un tableau dynamique comme le fichier en P.J..

Capture d’écran 2021-06-01 à 08.56.04.png

QuantitéCuirCMD14-06-21.pdf

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Bonjour,

Si j’ai bien compris, vous souhaitez obtenir le résultat du fichier QUANTITÉCUIRCMD14-06-21.pdf à partir de la sélection qui précède.

C’est en fait ce que @tcolles disait un peu plus haut :

Le 28/05/2021 à 12:43, tcolles a dit :

Vous pouvez créer un modèle basé sur les lignes de commandes et qui contient un sous-recapitulatif après tri sur la ref du modèle et dans ce sous-récap la rubrique stat qui fait le total des quantités

Le modèle ne doit pas forcément contenir de "corps" qui reprendrait toutes les lignes de commande sélectionnées mais peut simplement présenter la partie sous-récap après tri.

Attention, pour que cela fonctionne et que le sous-recap apparaisse, il faut, comme son nom l'indique, faire un tri des données.


Le point important est ici l’absence de corps. C’est ce qui vous permettra d’obtenir ce que vous cherchez. Ah si, l’autre point important, c’est le tri, bien sûr.

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Bonjour @MagalieJ,

C'est tout à fait cela, merci 😅.

Je l'ai fait (Voir P.J), mais je n'arrive pas à le transformer/transposer vers le modèle eMail. Surtout, le mettre en forme comme un tableau (identique, à peu ou prou, du modèle en xls).

Capture d’écran 2021-05-31 à 12.56.23.png

Capture d’écran 2021-05-31 à 12.56.33.png

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Bonjour,

Tu peux essayer de mettre Désignation Peau et Type d'impression dans le dernier sous-recap avec Couleur... Supprimer les deux Sous-reacp du haut, mais garder l'ordre de tri qui est sans doute qqchose comme tri sur Désignation Peau puis Type impression puis Couleur

 

 

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Bonjour @tcolles,

Effectivement, je fais un trie pour chaque rubrique (Voir P.J.).

 

J'ai testé, effectivement ça marche bien! Merci.

Comment puis-je le transposer dans le modèle eMail? Et, si possible, puis masquer des valeurs suivant la Désignation Peaux? Exemple : lorsque c'est du Naturel, afficher uniquement les quantité de peaux (dernière colonne) et pas les P2 (avant-dernière colonne).

Capture d’écran 2021-06-02 à 10.11.53.png

Capture d’écran 2021-06-02 à 10.13.13.png

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Tu ajoutes ensuite d'autres éléments de modèle :

> en-tête pour mettre le num de la commande, les données clients, le logo... ,

> récapitulatif de pied de page pour les totaux

> pied de page

Pour masquer une colonne, tu joues avec les conditions de masquage dans l'inspecteur

Le processus sera le suivant : faire une recherche sur les données d'une commande, aller dans ce nouveau modèle et trier pour que le sous-recap apparaisse. Imprimer en pdf et joindre à l'email


bien à toi,

Tanguy

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@tcolles, super!!! Merci ça fonctionne parfaitement 👌🏼👍🏼

Merci à vous tous pour l'aide ☺️

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