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Pauline_Mabel

Base de données Contact et Entreprise

Question

Bonjour,

Je suis débutante avec filemaker pro et j'aimerai créer une base de données.

J'ai un fichier excel de contact : 1 personne ligne par ligne (nom, prénom, fonction, entreprise, adresse de l'entreprise etc...)
Tout d'abord je souhaite avoir un annuaire Contact nominatif, pas de problème pour ça c'est simple.
Par contre comment fusionner plusieurs lignes si un contact appartient à plusieurs entreprises ? (sans ça j’obtiens plusieurs lignes du même contact, avec une entreprise différente)

Mon objectif est d'avoir en plus une annuaire Entreprise,
qui reprendrait les différentes données de l'entreprise (adresses, téléphone, type etc...) et la liste des contacts qui s'y rattachent (puisque plusieurs Contact peuvent être dans l'Entreprise).
Un Contact peut être dans plusieurs Entreprises.

Comment faire pour créer cette fiche Entreprise (puisque plusieurs contacts donnent ces données) ?
et comment faire faire apparaitre un petit répertoire des contacts qui s'y rattachent ? avec la possibilité d'ajouter des individus à l'entreprise (devant aussi créer un fiche contact)

Est-ce que quelqu'un pourrait me donner un coup de pouce pour déjà mettre en place ceci ?
Merci à vous

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8 réponses à cette question

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Bonjour et bienvenu,
Pour ce que vous voulez, vous avez besoin de trois tables dans FileMaker. Une table Personnes, une table Entreprise et une table, dite "intermédiaire" (qui servira à enregistrer les "couples" 1 personne/1 entreprise.
La table Personnes contient les données relatives aux personnes avec 1 enregistrement (fiche) par personne avec les rubriques Identifiant (unique et non modifiable), nom, prénom, etc.
La table Entreprise contient les données propres aux entreprises avec 1 enregistrement par entreprise et les rub. Identifiant, nom, etc.
La table intermédiaire contient les données relative à la relation entre 1 personne et 1 entreprise. Elle comprend les rubriques Identifiant, IdentifiantPersonne, IdentifiantEntreprise et autres rubs spécifiques de la relation entre une personne et une entreprise.
Ces trois tables sont liées entre-elles par les identifiants personne et entreprise. Ce sont ces liens qui permettront de "filtrer" les personnes d'une entreprise ou les entreprises d'une personne.

Dans un deuxième temps, il faudra ventiler vos lignes Xl entre ces trois tables. Plusieurs techniques existent, la plus pertinente dépendant de plusieurs éléments (la connaissance ± bonne de XL et FMP, du volume de données…).

Voici très succinctement le schéma.

PM.fmp12.zip

PM.fmp12.zip

PM.fmp12.zip

PM.fmp12.zip

PM.fmp12.zip

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Merci pour cette réponse,

mon fichier excel initial contient une ligne mélangeant infos de l'entreprise (Nom d'entreprise, adresse, site web, téléphone, spécificité...) et infos pro de contacts (Nom, Prénom, téléphone, email, nom de poste)
Si je comprends bien, je suis obligée d'importer ces données en 2 temps dans chacune des tables correspondantes avec les rubriques entre parenthèse ?

L'ID de l'entreprise peut-il être son nom plutôt qu'un chiffre ?
Le "répertoire" peut-il intégrer les fiches contacts et les fiches entreprises sur la même page de sorte que je puisse aussi bien ouvrir la fiche détaillée de l'entreprise que la fiche personnelle du contact ?
avec par exemples ces rubriques apparentes sur chaque ligne : (Nom - Prénom) - Entreprise - adresse - téléphone - site web

merci

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Le principe est de partir d'un enregistrement par personne ou entreprise. Les infos relatives à ces deux "entrées" étant assez différentes, il est plus logique de les mettre dans deux tables différentes. Vous pouvez cependant les mettre dans une seule table avec toutes les rubriques nécessaires qui seront renseignées ou non selon qu'il s'agit d'une personne ou d'une entreprise. C'est la solution la plus simple si vous voulez afficher une liste de toutes les entrées Personnes et Entreprises. Mais le principe reste le même, les relations se feront par des liens, soit au sein d'une table "globale", soit entre deux tables. La mise en place des relations nécessaires (les liens) sera la même.
Oui, chaque enregistrement doit avoir un identifiant unique et non modifiable. C'est lui qui sert dans les liens vous mettant à l'abri des fautes de frappe d'un nom ou du changement de dénomination d'une entreprise (si vous faites un lien sur une donnée susceptible d'être modifiée, toutes les relations seront détruites par la modification).

Pour ces notions de base, vous pouvez regarder le cqfd : http://www.cqfd-fmp.fr/, probablement plus explicite que moi.

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Merci beaucoup pour le lien des notions de base.

Dans le cas ou je pars sur l'enregistrement par personne,
il faut que les différentes entreprises auxquelles cette personne appartient soient sur la même ligne, si je comprends bien ? (ce n'est pas le cas dans mon fichier excel, c'est une ligne par personneA/entreprise1)
Sinon il peut y avoir potentiellement plusieurs ID de cette personne (en fonction de l'entreprise).

Ce que je ne comprends pas, c'est comment lier une entreprise (qui a son ID entreprise) à une personne de cette entreprise (ayant son ID personne).
Chaque personne a effectivement une ou plusieurs données de son entreprise, mais l'ID n'est pas référencé.
Ayant plus de 1000 contacts, l'idée d'insérer l'ID de chaque personne à chaque ID d'entreprise ou inversement m'effraye un peu !! C'est ce qu'il faut faire ?
Le fait que le nom de l'entreprise soit indiqué dans les rubriques d'une personne peut-il "appeler" l'ID de ladite entreprise ? et ainsi l'ID de la personne peut-il être récupéré par l'entreprise ?

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Il ne sera pas nécessaire de refaire les appariements à la mano.

Selon la structure du fichier excel, vous pouvez insérer les identifiants directement dans excel et distinguer les rubriques qui alimenteront la table Entreprise, la table Personnes et la table Intermédiaire. Ce qui facilitera l'import dans FMP.

Postez ici un petit bout du fichier excel.....

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Voici le fichier excel prêt pour les imports dans FMP : 3 imports, 1 par table.

J'ai distingué par couleur les tables : jaune pour Contact, bleu pour Organisme et vert pour Intermédiaire. Transformer les intitulés des colonnes excel en noms des rubriques correspondantes FMP facilite la suite.

L'import va forcément créer des doublons dans chaque table qui seront plus faciles à gérer dans FMP que dans excel.

Avant l'import, pensez à désactivez la création automatique des Identifiants (qui existent déjà dans excel) et à la réactiver ensuite.

On peut sans doute s'y prendre autrement, mais cette technique permet d'y voir clair.

2 extrait de liste.xls

2 extrait de liste.xls

2 extrait de liste.xls

2 extrait de liste.xls

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Bonjour Bruno S.,

J'avance doucement sur mon fichier et votre aime m'a permis de mettre en place la structure. Merci beaucoup. Mais je rencontre quelques difficultés.
J'ai donc un modèle "détails contact" et un modèle "détails organismes" et un modèle "annuaire".
Si j'importe séparément les données de "contacts" et d' "organismes" dans chacun de leur modèle,
comment faire pour que ces données que j'ai aussi importés dans "annuaire" renvoient à "fiche contact" quand je clique sur la ligne d'une personne et idem pour un organisme ?
(en gros depuis "annuaire" certaines lignes doivent renvoyer au détail/modèle de "contact" ou "organisme")
Je ne parviens pas à trouver script qui prennent en compte les ID ou les rubriques correspondant à chacun et qui se trouvent ou non dans les modèles respectifs :(

Merci pour votre aide

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