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Le changement dans la continuité…

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David Julot

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Le remplacement d’un caractère par un autre ou la suppression d’une valeur dans une rubrique sur un groupe d’enregistrements est le lot récurrent de tout utilisateur de bases de données, donc de FileMaker.

Nous allons donc voir cette semaine la fonction REMPLACER du menu Enregistrements, ainsi que les instructions REMPLACE2 et FILTRE.

Beaucoup d’utilisateurs souhaitent savoir comment :

  • vider une rubrique sur un ensemble d’enregistrements ;
  • remplacer une valeur par une autre, toujours sur un ensemble d’enregistrements.

Pour cela, il existe depuis pratiquement l’origine de FileMaker une fonction qui se trouve dans le menu Enregistrements, ou Fiches dans les versions antérieure, à savoir : REMPLACER.

Cette fonction est à la fois simple, efficace mais surtout dangereuse. Pourquoi dangereuse ? Mais tout simplement parce que l’on ne peut pas annuler le résultat, et qu’il est préférable d’effectuer une copie de sauvegarde de la base de données avant de l’employer.

Mais voyons plutôt son utilisation.

 

Vide le contenu d’une rubrique

Pour vider le contenu d’une rubrique, ou autrement dit effacer les valeurs, d’un ensemble d’enregistrements, il faut :

  1. Effectuer une recherche des enregistrements à modifier ;
  2. Effacer le contenu de la rubrique d’un des enregistrements ;
  3. Veiller à ce que le curseur texte soit toujours dans la rubrique ;
  4. Choisir l’article de menu Enregistrements > Remplacer… ;
  5. Sélectionner l’option Remplacer par : "" ;
  6. Cliquer sur le bouton Remplacer.

Voici donc la procédure pour effacer de manière définitive le contenu d’une rubrique sur un groupe de fiches. Il est clair que si vous souhaiter le faire sur l’ensemble de la base de données, il faut remplacer la recherche d’enregistrement par l’affichage de tous les enregistrements ( Enregistrements > Afficher tous les enregistrements ).

 

Remplacer une valeur par une autre

Si vous avez compris le mode de fonctionnement de la fonction REMPLACER du menu Enregistrements, vous aurez alors découvert une première possibilité pour remplacer une valeur par une autre.

Effectivement, si vous souhaitez remplacer une valeur par une autre contenue dans une rubrique sur un groupe d’enregistrements, alors voici la procédure :

  1. Effectuer une recherche des enregistrements à modifier ;
  2. Remplacer le contenu de la rubrique d’un des enregistrements par la nouvelle valeur ;
  3. Veiller à ce que le curseur texte soit toujours dans la rubrique ;
  4. Choisir l’article de menu Enregistrements > Remplacer… ;
  5. Sélectionner l’option Remplacer par : "nouvelle valeur"  ;
  6. Cliquer sur le bouton Remplacer.

Mais si je vous ai dit que c’est une première possibilité, c’est qu’il y a en au moins une deuxième… En effet, si vous utilisez la procédure que je viens d’écrire, alors vous remplacez tout le contenu de la rubrique par la nouvelle valeur. Mais que faire si vous ne souhaitez remplacer qu’une partie de la rubrique, par exemple un mot par un autre ?

 

Remplacer un mot par un autre contenu dans une rubrique

La fonction REMPLACER du menu Enregistrements permet l’emploi de formules de calcul. Nous allons donc utiliser l’instruction REMPLACE2 pour remplacer un mot par un autre.

REMPLACE2 ( texte ; "texte à remplacer" ; "texte de remplacement" )


Voilà pour la syntaxe de cette instruction. La mise en œuvre est tout aussi simple que les procédures précédentes :

  1. Effectuer une recherche des enregistrements à modifier ;
  2. Placer le curseur texte (cliquer) dans la rubrique dont vous souhaitez changer le contenu ;
  3. Choisir l’article de menu Enregistrements > Remplacer… ;
  4. Sélectionner l’option Remplacer par le résultat du calcul et cliquer sur le bouton Définir ;
  5. Saisir la formule :
    REMPLACE2 ( rubrique ; "mot à remplacer" ; "mot de remplacement" ) 

     

  6. Cliquer sur le bouton OK ;
  7. Cliquer sur le bouton Remplacer.

L’instruction REMPLACE2 remplacement la valeur par la nouvelle quelque soit son emplacement dans le contenu de la rubrique et quelque soit le nombre de fois qu’il est présent.

 

Filtrer les caractères contenus dans une rubrique

Si maintenant vous souhaitez éliminer des caractères contenu dans une rubrique, toujours sur un ensemble d’enregistrements, vous pouvez utiliser :

  • Plusieurs fois la procédure précédente avec la formule
    REMPLACE2 ( rubrique ; "caractère à supprimer" ; "" ) 

    autant de fois que nécessaire, mais c’est un peu long ;
     
  • L’imbrication d’instructions REMPLACE2, comme par exemple
    REMPLACE2 ( REMPLACE2 ( rubrique ; "caractère1" ; "" ) ; "caractère2" ; "" ) 

    mais c’est fastidieux et pas lisible à écrire ;
     
  • Utiliser la nouvelle syntaxe de la fonction REMPLACE2, disponible depuis la version 7 de FileMaker, à savoir :
    REMPLACE2 ( rubrique ; ["caractère1" ; ""] ; ["caractère2" ; ""] )

    qui est plus lisible.

Mais si vous ne souhaitez conserver qu’un nombre réduit de caractères alors utiliser la fonction FILTRE.

FILTRE ( texte ; "caractères à conserver" )

Par exemple, vous souhaitez conserver uniquement que les lettres de l’alphabet en minuscule et en majuscule dans la rubrique, alors voici la procédure :

  1. Effectuer une recherche des enregistrements à modifier ;
  2. Placer le curseur texte (cliquer) dans la rubrique dont vous souhaitez changer le contenu ;
  3. Choisir l’article de menu Enregistrements > Remplacer… ;
  4. Sélectionner l’option Remplacer par le résultat du calcul et cliquer sur le bouton Définir ;
  5. Saisir la formule :
    FILTRE ( rubrique ; "abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ")

     

  6. Cliquer sur le bouton OK ;
  7. Cliquer sur le bouton Remplacer.

 

Voilà, c’est tout pour aujourd’hui

Comme toujours, je vous invite à réagir en commentaire, pour apporter des suggestions, des remarques ou pour soumettre des demandes pour mes prochaines chroniques.

Je vous souhaite une excellente semaine.

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