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Un peu de nettoyage de printemps dans vos bases…


David Julot

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Cette semaine faisons un peu de ménage dans nos données, après tout c’est le printemps !

Je rencontre encore beaucoup de personnes qui ne savent pas remplacer une valeur par une autre, ou tout simplement effacer le contenu d’une rubrique d’un groupe d’enregistrements. Nous allons y remédier, et pour cela nous allons utiliser une fonction très dangereuse, attention aux dégâts !!!

J’ai besoin assez régulièrement de :

  • vouloir remplacer une valeur par une autre sur un groupe d’enregistrements ;
  • vouloir « vider » le contenu d’une rubrique ;
  • re-initialiser un numéro de série ;
  • etc.

Et je pense que je ne suis pas seul dans ce cas. C’est le lot de toutes personnes qui est amenée à travailler avec une base de données.
Pour cela nous allons utiliser une fonction disponible dans FileMaker Pro depuis au moins la version 3, mais qui est assez dangereuse.

 

Pourquoi dangereuse ?

Tout simplement parce que cette fonction modifie de manière définitive le contenu des rubriques. Il faut donc bien veiller à travailler sur une copie de la base de données, ou d’en faire une copie avant l’utilisation de cette fonction.

 

Mais quelle est donc cette fonction ?

Cette fonction, nous la trouvons dans le menu Enregistrements à l’article Remplacer…

Prenons quelques exemples d’utilisation :

  • effacer le contenu d’une rubrique ;
  • re-initialisation d’un numéro de série ;
  • remplacement d’un mot par autre.

Mais n’oubliez jamais d’effectuer une copie de sauvegarde de votre base de données ou de travailler sur une copie de votre base de données.

 

Effacer le contenu d’une rubrique

Pour effacer le contenu d’une rubrique sur l’ensemble des enregistrements ou sur un groupe d’enregistrement, il faut suivre la procédure suivante :

  1. Effectuer une recherche ou, suivant le cas, choisir l’article de menu Enregistrements > Afficher tous les enregistrements ;
  2. Effacer le contenu de la rubrique souhaitée sur un des enregistrements, et laisser le curseur texte à l’intérieur de la rubrique ;
  3. Choisir l’article de menu Enregistrements > Remplacer… ;
  4. Bien lire le message !
  5. Choisir la première option : Remplacer par : «  » ;
  6. Cliquer sur le bouton Remplacer.

Certaines personnes choisissent de supprimer la rubrique puis la recréent. Mais je ne suis pas adepte de cette solution.

Vous pouvez utiliser cette procédure pour, non pas effacer le contenu d’une rubrique, mais pour mettre une même valeur sur un ensemble d’enregistrement. Pour cela, à l’étape 2, au lieu d’effacer le contenu de la rubrique, il suffit de saisir la valeur souhaitée.

 

Re-initialiser un numéro de série

Il est tout à fait possible, dans FileMaker, de re-initialiser un numéro de série d’une rubrique. Mais là encore il faut faire très attention. Il ne faut pas utiliser la méthode suivante dans le cas où cette rubrique est utilisée dans la définition d’un lien, vous risqueriez de perdre ou de mélanger des données !

La procédure pour re-initialiser un numéro de série est la suivante :

  1. Choisir l’article de menu Enregistrements > Afficher tous les enregistrements ;
  2. Cliquer dans la rubrique contenant le numéro de série ;
  3. Choisir l’article de menu Enregistrements > Remplacer… ;
  4. Bien lire le message !
  5. Choisir la deuxième option : Remplacer par num. de série ;
  6. Modifier les champs N° de départ et Incrément s’il y a lieu ;
  7. Cocher l’option Répercuter dans Options d’entrée ;
  8. Cliquer sur le bouton Remplacer.

Si vous souhaitez re-initialiser un numéro de série utilisé comme clef primaire ( petit rappel sur les clefs primaires ici ), il faut alors utiliser un script.

 

Remplacer un mot par un autre

Il peut arriver, dans le cas d’un nettoyage de base de données qu’il faut remplacer une valeur par une autre, mais que la valeur à remplacer peut être contenu dans un texte qu’il ne faut pas toucher. Alors que faire ?

  1. Effectuer une recherche ou, suivant le cas, choisir l’article de menu Enregistrements > Afficher tous les enregistrements ;
  2. Cliquer dans la rubrique pouvant contenir la valeur à remplacer ;
  3. Choisir l’article de menu Enregistrements > Remplacer… ;
  4. Bien lire le message !
  5. Choisir la troisième option : Remplacer par le résultat du calcul ;
  6. Dans la zone de formule saisir la formule suivante :
    REMPLACE2 ( rubrique en cours ; "valeur à remplacer" ; "valeur de remplacement" )
    
    // la fonction REMPLACE2 a depuis été renommée SUBSTITUER

     

  7. Cliquer sur le bouton OK ;
  8. Cliquer sur le bouton Remplacer.

Cette méthode est très efficace et très rapide, plus rapide qu’un script avec une boucle ! Mais, comme je n’arrête pas de le dire depuis le début : TRÈS DANGEREUX. Donc, si vous ne sentez pas à l’aise avec cette instruction : TRAVAILLER SUR UNE COPIE DE SAUVEGARDE.

 

C’est tout pour aujourd’hui

Oui je sais, c’est un peu court aujourd’hui, mais je suis en train de vous préparer une nouvelle série sur XML, mais cette fois-ci sur l’importation dans FileMaker Pro. Alors réviser bien mes chroniques « Une histoire X » dont le premier chapitre se trouve ici.

En attendant, je vous souhaite une excellente semaine !

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