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4 étapes pour améliorer les workflows au sein de votre organisation

FileMaker, Inc

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Cet article est tiré de l’article rédigé par notre partenaire et membre Platinum de FileMaker Business Alliance, The Support Group, et a été orginellement publié sur : blog.supportgroup.com

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Un workflow est un processus, et un processus est une série d’étapes dont le but est de réaliser une tâche spécifique. Toutes ces étapes sont organisées et répétées de manière systématique. Au cours des dernières années, le terme de workflow est devenu populaire car la gestion efficace d’une entreprise dépend justement des workflows sur lesquels elle repose. Par exemple, lorsqu’une personne passe une commande en ligne, il y a un processus d’analyse du produit et de définition de certains critères de l’article, tels que la couleur, la quantité ou la taille. Le produit est ensuite ajouté au panier pour que le client puisse entrer les informations de facturation et d’expédition. La commande sera alors enregistrée. Mais la transaction ne s’arrête pas là, puisque l’entreprise qui a reçu la commande doit alors la traiter. Il y aura ainsi une série de processus finaux qui aboutiront à un colis livré à l’adresse indiquée. Ceci est un aperçu très général de ce à quoi peut ressembler un workflow. Pour optimiser ou améliorer vos workflows, en comprendre les différentes étapes est clé.

Que nous le réalisons ou pas, les workflows sont autour de nous. Nous les utilisons dans le cadre professionnel, mais ils sont également présents dans notre vie personnelle. Nous accomplissons tous les jours une série de tâches répétitives qui nous aident à être productifs et fiables. Se lever le matin, aller travailler ou boire du café en seraient des exemples.

Afin d’optimiser notre temps et notre argent, il est ainsi essentiel d’évaluer ce que nous faisons et les ressources que nous utilisons.

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Analyser les workflows 🧐

Les tâches, qu’elles soient simples ou complexes, contribuent à atteindre un objectif final. Certaines de ces tâches sont des tâches de routine, tels que compléter un dossier, planifier des réunions ou mettre à jour la liste des choses à faire. Toutes ces tâches sont fastidieuses, certes, mais sont néanmoins nécessaires pour boucler une vente par exemple.

Certaines tâches, qui peuvent apparaître comme banales, peuvent potentiellement faire gagner du temps et de l’argent :

  • Envoi d’emails à des clients ciblés
  • Confirmation de commandes ou de rendez-vous par emails
  • Suivi des heures de travail
  • Création et distribution de rapports financiers

Comprendre les workflows de son organisation est clé. L’idée de les documenter et les analyser peut paraître fastidieuse mais cela aidera à identifier les obstacles, les redondances et les faiblesses des systèmes. À terme, corriger l’ensemble de ces problèmes aura un impact positif sur vos opérations commerciales.

Eliminer les redondances 🙅

La redondance est la forme de travail la plus coûteuse. Au sein d’un même processus, nous effectuons souvent les mêmes tâches sans parfois sans rendre compte. Prendre le temps d’exposer et de revoir son workflow permet ainsi facilement d’identifier les tâches redondantes et de les éliminer. Notre conseil est de garder le processus aussi linéaire et simple que possible et de minimiser les points sensibles.

Remplacer les méthodes alternatives et les goulots d’étranglement 🤚

Ces derniers sont des signes évidents de problèmes au sein de votre workflow et cela représente sûrement un coût important. Si le travail est accumulé à certains moments du processus, vous devez examiner les ressources et décider s’il est nécessaire d’ajouter de nouveaux moyens pour gérer les charges de travail. En outre, vous devez être sûr d’avoir des attentes réalistes de performance et de production.

Automatiser les tâches répétitives 📈

La plupart d’entre nous préfèrent faire les choses aussi rapidement et économiquement que possible tout en maintenant un haut niveau de qualité. L’automatisation optimise le temps et augmente la précision. Investir dans un système d’automatisation peut en valoir la peine. Les logiciels prêts à l’emploi peuvent être mis en œuvre rapidement, mais ils n’adressent pas toujours les éléments différentiels de votre organisation, c’est-à-dire les qualités qui vous distinguent de vos concurrents. Par conséquent, considérer une solution personnalisée peut être une meilleure option. Une solution personnalisée vous permettra de contrôler la gestion, la présentation et l’accès au système de votre entreprise, ce qui conduit à une organisation et à une communication commerciale beaucoup plus efficaces.

FileMaker est le logiciel idéal, car il permet de développer des applications personnalisées adaptées à chaque workflow. Il s’agit d’un outil puissant conçu pour fonctionner sur plusieurs systèmes d’exploitation.

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Vous pouvez également suivre les séminaires web que nous proposons ici. Vous y apprendrez à développer et exécuter des applications personnalisées optimales pour votre organisation.

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4 étapes pour améliorer les workflows au sein de votre organisation was originally published in FileMaker Fr on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.


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