En un seul clic… Avec la fiche Astuce 133, nous jouons les prolongations puisque depuis la semaine dernière, nous mettons en place un nouveau script qui, d’un seul clic, permet de convoquer toutes les personnes de votre table Personne à une date donnée quelle que soit la situation, et ce, sans créer de doublon… Rappelons que […]
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Les questions de Stéphane à propos des possibilités de mise en page de FileMaker, prennent pour référence le WebDesign… Nous avons vu la semaine dernière qu’il nous faut quelques fois simplement changer de regard… pour constater que l’utilisation d’un panneau à onglets peut nous tirer d’affaire… Oui, mais un panneau à onglets offre peu de possibilités […]
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Aux bords du lac de Paladru ( Isère ) on trouve d’autres trésors que ceux laissés par les chevaliers paysans de l’an mil… On y dégote par exemple des développeurs FileMaker chevronnés ! En cette fin d’année 2018, nous sommes ravis d’accueillir dans l’équipe de 1-more-thing Yann Trauchessec, un développeur multi-langage avec comme prédilection celui […]
Cet article Bienvenue Yann ! est apparu en premier sur 1-more-thing.
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Il y a une semaine, si vous êtes abonné aux fiches Astuces FileMaker, vous avez pu télécharger la fiche Astuce 133. Dans cette fiche Astuce, que vous pouvez également acquérir depuis notre librairie en ligne si vous n’êtes pas abonné, nous avons créé une liste affichée en vue Liste dans une nouvelle fenêtre et surtout, […]
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If it's not obvious by the types of videos I produce, one of my most favorite areas of software development and design is the user interface. It's where the real test of your software happens. A user either "gets it" or not. If they don't, then you're back to the drawing board.
Of course, there's always the learning curve which is present for anyone, but if you can create something that has less of a learning curve, then you feel like a winner.
In this video, I cover a wide variety of topics related to FileMaker development. The video introduces a subtle ui widget which I implemented based on the intended usage of the software. This is what reflects the real process of software development within FileMaker. Not just taking the super obvious approach, but the one which might make more sense to the user and is a bit more difficult for the developer to implement.
This requires you to know how to get things done in FileMaker and implement a feature which is user friendly and facilitates a fluid workflow process.
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A colleague recently posed this challenge: is it possible to show two columns in a portal, such that the first row displays records 1 and 2, the second row displays records 3 and 4, etc.? With FileMaker, the answer is usually “Yes!” The Challenge Here are some clarifications of the challenge: The records must be […]
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A CRM is more than a way to track sales. It allows you to see what types of leads are converting to customers, uncover what activities are driving sales, automate tasks, provide better customer service, and streamline your business processes to boost profitability. A CRM is the hub of your business, the tool that [...]
The post What to Look for in a CRM appeared first on The Scarpetta Group, Inc..
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Il est toujours passionnant, dans une communauté humaine, d’accueillir un nouveau membre car il nous apporte un regard neuf et rajeuni sur les réalités avec lesquelles nous vivons depuis longtemps… C’est le cas de Stéphane, qui nous a rejoints depuis peu. Je vous en parlais la semaine dernière. Il vient du monde du Web Design […]
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Sélectionner une ou plusieurs personnes à convoquer… Il est des rêves qui valent la peine de réaliser… Surtout lorsqu’ils restent malgré tout modestes dans leur ambition 😉 C’est le cas de celui de Jean-Louis, que nous avons déjà évoqué avec la fiche Astuce n°132 et qui nous donne l’occasion de mettre les mains dans le […]
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Recently we’ve looked at two methods to generate a “faux” subsummary to address a shortcoming of FileMaker native subsummaries… namely that in a multipage report you can have orphaned entries at the top of a given page with no indication of what parent entity they belong to. The methods were documented here: Conditional Summary Report […]
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These are often asked questions regarding setting up a new FileMaker database system. "How can I limit when the user can enter data into the field?" Or, the alternative, "Once the user enters data, how can I make sure they don't change it unless I want them to?"
Both of these types of questions can be answered using a variety of methods. The core to understanding their answers is that there's really only only two methods for limiting field access. One is controlling the display of the field and the other is truly limiting access to the field data itself.
Using the knowledge in this video you should be able to come up with a method which fits your exact situation. The video walks through the use of the various options which FileMaker provides for limiting access to a field. If you'd like to know which options you should use to control access, then give this video a view.
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Stéphane est nouveau venu dans notre petite communauté des astucieux et depuis quelques jours, il épluche avec passion et détermination nos tutoriels et découvre FileMaker d’un œil neuf et curieux… Stéphane vient du monde du Web, plus précisément du Web design et c’est donc à travers ces « lunettes » qu’il découvre FileMaker… Son premier réflexe a […]
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Depuis deux semaines, nous nous sommes donné pour mission de faire apparaître un bloc texte dans l’en-tête d’un récapitulatif uniquement en mode Prévisualisation et de telle sorte que l’on obtienne le résultat suivant : La semaine dernière, nous avons vu comment masquer ce bloc texte en fonction du mode d’affichage du modèle. Il nous faut […]
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Introducing Admin FM – the Zapier integration for accessing the FileMaker ® Admin API in an easy, customizable way. Built using Node.js, this version of Admin FM is currently a beta version, but it allows you to access most of the functionality that the FileMaker Admin API allows. What is Zapier? Let’s take a moment […]
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Ces derniers temps, nous avons beaucoup parlé de la compatibilité de la nouvelle version du système d’exploitation Mac OS X 10.14 Mojave avec FileMaker… Certains parmi vous ont eu la mauvaise surprise de ne plus pouvoir lancer leur FileMaker 14 une fois Mojave installé. D’autres s’interrogent de savoir s’ils ont intérêt à faire la mise à […]
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One of the nicest additions FileMaker made awhile back was within an area you wouldn't quite expect. It was within the Summary functions that FileMaker added a simple new option named ListOf. This happened with FileMaker version 13 and this one type of summary field can be use for so many different things within the user interface that it's quite invaluable for driving all kinds of user feedback.
With a ListOf summary field, you can control the content of a custom portal, grab data necessary for looping over, or simply show the user an overview of the records they have loaded in the current found set.
Understanding how to use, and take advantage of, the ListOf summary field is what this video is about. We'll walk through two different uses and take a look at a nice user feature which allows the user to determine which data they would like to interact with. If you've never used a ListOf summary field, then you certainly need to be aware of what's covered within this video!
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Dans notre article précédent, nous avons vu qu’il est possible d’ajouter une indication dans l’en-tête d’un rapport, pour nous rappeler où nous nous trouvons dans le récapitulatif lorsque cela ne nous est pas indiqué dans une page de suite lors d’une impression ou d’une prévisualisation. Très concrètement, notre objectif est d’obtenir le résultat suivant en […]
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Mail Merge with FileMaker
493.4 million pieces of mail are delivered every day by the US Postal Service. If you currently hand type your business’s envelopes, letters, and other complex documents like proposals and legal forms, you would greatly benefit from using mail merge.
Mail merging, the process of filling in a template document with records from a data source, saves countless hours of double data entry and reduces human error; instead of typing out each recipient’s information, Microsoft Word (or another similar word processor) automatically does all the work for you. In addition it is possible to create mail merges with records from your FileMaker system to save even more time.
Basics of Mail Merge
To create a mail merge, you need two things: a template and a data source. In this example, we will be using Microsoft Word to create a template, and FileMaker as the data source. If you do not have Microsoft Word, there are plenty of other free word processors out there that are able to perform mail merges.
Exporting FileMaker Records
In order to prepare your FileMaker records for mail merging, you need to export them as a .mer file. To export a merge file:
In your FileMaker system, get into the found set of records you would like to merge with your template.
Click “File” > “Export Records,” change the file type to “Merge,” and choose where you want to save your file.
In the “Specify Field Order for Export” dialog, chose the fields you want to be able to merge in your template file and click export.
Your mail merge data source can be other file types, but a .mer file is certainly the easiest to create from FileMaker.
Creating Your Mail Merge Template
Because mail merging has been around for a while, many people will already have their templates ready. In case you don’t, however, the process is very straight forward:
Create a document with your preferred word processor.
Choose the .mer file that you exported earlier as your data source. To do this in Microsoft Word 2016, click “Mailings” > “Select Recipients” > “Use an Existing List” and find your .mer file.
Place fields in the template where necessary. In Word, click “Mailings” > “Insert Merge Field” and select the field you wish to place in the document.
If you wish to view what your filled out template looks like in Word, click “Mailings” > “Preview Results”.
Now your template is all set for merging! You can reuse this template for later mail merges. The image below shows what your Word document will look like before and after the mail merge respectively.
Things To Note
There are more ways to make the process even easier! We have created a FileMaker file that allows users to export contact records and a mail merge template with a few simple clicks.
If you change the name of a field in FileMaker that is also used in your mail merge, you will need to update the corresponding variable in your template file.
If your solution requires more automation, you can use FileMaker plugins like 360Works Scribe or MonkeyBread Software to automatically generate documents without the need for exporting records.
You can also use AppleScript instead of plugins to automatically generate documents out of FileMaker, but you will still need to export the .mer file and have AppleScript automatically run the mail merge in Word or a similar word processor.
Conclusion
Using mail merge with FileMaker is a highly efficient technique at generating documents as simple as letters to as complex as proposals or legal forms. Feel free to contact us if you would like assistance generating documents from your FileMaker system!
Download Mail Merge with FileMaker Database
Please complete the form below to download your FREE FileMaker database file.
Name*
First
Last
Company
Phone*
Email*
Deployment Assistance?Please contact us to assist integrating into your FileMaker Database.
Yes
Terms of Use
I agree
OPT-IN: I agree that I am downloading a completely free FileMaker application file with no strings attached. This database is unlocked, and I may use it for my business or organization as I see fit. Because I am downloading a free database, I agree that I should receive occasional marketing. I understand that I can OPT-OUT of these emails at anytime.
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La semaine dernière, je vous présentais un peu ce qui se cache derrière l’expression « Workplace Innovation Platform », expression que l’éditeur FileMaker inc. a introduit récemment pour désigner ce qu’il nous propose en termes d’outils de gestion de données. S’il lui a fallu inventer une nouvelle expression, c’est que la plateforme FileMaker tient une place originale […]
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What would our world be if we didn't have list views? They're the ubiquitous method for viewing a selection of items in relation to each other. In FileMaker, you can sort them, filter them, apply conditional formatting and basically present your data however you wish. Heck, most of the smart phone revolution revolves around a list view. A list of data, a list of settings, a list of options, a list of pretty much anything and "the list" goes on an on.
There are, however, a number of settings within FileMaker's List View which you need to know about in order to creatively present your data. You're probably shooting for something both appealing and easy to visually process.
When you apply the knowledge learned in this video, you'll be a master of List Views and able to present a wide variety of data for a wide variety of situations.
Click the title or link to this article to view the video.
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Améliorer l’interface utilisateur des rapports Parmi les sujets concernant les listes et des listes de valeurs, l’un de ceux sur lequel certains parmi nous butent, ce sont les rapports avec récapitulatifs et sous-récapitulatifs… au point parfois de les ignorer superbement ! Dommage ! Car on peut faire beaucoup de choses intéressantes avec… Et l’on peut aussi […]
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Point, set et match !
Un entraîneur de la Fédération Anglaise de Volleyball a développé une application FileMaker pour le suivi des joueurs, des stages et des compétitions.
Éducateur sportif spécialisé en volleyball, Bertrand Olie a commencé sa carrière dans un club de la région lyonnaise. Fort de cette première expérience, et à la recherche d’un nouveau défi, ce dernier déménage en Angleterre en 2006 pour intégrer Volleyball England, la Fédération Anglaise de Volleyball.
L’enjeu
En 2014, la direction lui demande de prendre en charge le suivi des joueurs et des activités de la Fédération. Celle-ci compte 12 équipes nationales, organise 7 à 12 stages par an et participe à un certain nombre de compétitions. Le suivi s’effectuait à l’époque sur Excel et était synonyme de perte de temps, dispersion d’informations et utilisation de données inexactes ou obsolètes.
Bertrand réussit à convaincre la direction d’investir dans la Workplace Innovation Platform FileMaker, qu’il avait connue dans le cadre de son précédent poste. Bertrand avait en effet travaillé avec des professeurs d’EPS qui utilisaient la plateforme pour gérer les informations de leurs élèves : contacts, rapports d’activités et bulletins scolaires.
La solution
Il y a un an, Bertrand se lance ainsi dans le développement d’une application personnalisée pour la gestion des informations des joueurs, des équipes, des stages et des compétitions. Cette dernière, qu’il nomme Talent Tracker, comprend les informations de plus de 500 joueurs, une cinquantaine de stages et une trentaine de compétitions. Bertrand y ajoute progressivement des données telles que les tests physiques des joueurs ou encore les résultats des compétitions.
La Fédération bénéficie aujourd’hui d’une unique source d’informations et la gestion des joueurs et des activités s’en est trouvée améliorée.
Lors de stages et compétitions en Angleterre ou à l’étranger, il est par exemple essentiel d’accéder rapidement aux informations de chaque joueur pour les transmettre aux entraîneurs et organisateurs : noms, contacts d’urgence ou encore contre-indications médicales.
Aussi, en tant que Fédération nationale, Volleyball England doit produire des rapports à propos de certains programmes d’excellence. Ces rapports doivent par exemple inclure le nombre de joueurs de l’équipe nationale suivant tel ou tel programme, la date à laquelle ils les ont intégrés, ou encore le nombre d’entre-eux ayant par la suite rejoint un club national à l’étranger. La production de tels rapports a été facilitée grâce à l’utilisation de la plateforme FileMaker.
Et le développement de Talent Tracker ne va pas s’arrêter là ! Bertrand souhaite en effet créer un portail en ligne afin de permettre aux entraîneurs nationaux d’accéder aux informations des joueurs et des prochaines compétitions, et de permettre aux joueurs d’y consulter leur profil, le retour de leur entraîneur ou encore les résultats de leurs tests physiques.
Vous souhaitez vous aussi explorer les opportunités offertes par la plateforme FileMaker ?
➡️ Téléchargez notre version d’essai gratuite.
Point, set et match ! was originally published in FileMaker Fr on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.
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Your company’s profitability is tied to your efficiency. The more productive your business is, the more you’ll be able to do with the same amount of resources. Streamlining business processes is something that all successful companies are focused on right now. Thanks to advances in technology, companies can automate and reduce costs, simultaneously freeing [...]
The post 4 Ways You Can Streamline Business Processes with FileMaker appeared first on The Scarpetta Group, Inc..
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